Fragenstellen und zuhören: Gut geführte Mitarbeitergespräche stärken die Mitarbeiterbindung und reduzieren Personalkonflikte
Besonders wenn es aufs Jahresende zugeht, lösen sie mitunter Stress aus: die jährlichen Mitarbeitergespräche. Mitarbeitende werden nervös vor ihrem Gespräch, Führungskräfte stresst der bürokratische Zusatzaufwand und die Personalabteilung ist hinterher, die ausgefüllten Bögen rechtzeitig zu bekommen. Dabei sind Mitarbeitergespräche eine Chance für beide Seiten: für Führungskräfte und Mitarbeitende. Sie sind ein wirkungsvolles Führungsinstrument und können zur Entwicklung des/der Mitarbeitenden beitragen.
Warum Mitarbeitergespräche eine Chance sind für Führungskraft und Mitarbeiter
Gut geführt, stärken Mitarbeitergespräche die Mitarbeitenden-Bindung und können einer schwierigen Personalsituation und einem Personalkonflikt vorbeugen. Sie sind eine Möglichkeit, um persönliche Wertschätzung weiterzugeben. Mindestens einmal im Jahr lässt sich mit mehr Zeit eine besondere Tiefe im Gespräch erzielen, die in den sonst eher kurzen Gesprächen nicht gegeben ist. Unterschiedliche Sichtweisen können thematisiert, manchmal synchronisiert werden, ein gemeinsames Verständnis über das zurückliegende Jahr und über anstehende Zielelässt sich erzielen. Entwicklungsperspektiven lassen sich auf beiden Seitenidentifizieren und tragen im besten Fall zu mehr Zufriedenheit bei.
Drei Tipps für Führungskräfte
Ausmeiner langjährigen Erfahrung in der Personalleitung verschiedener Unternehmen in der Metropolregion Nürnberg kann ich drei Quick Tipps für Führungskräfte zur Führung des Mitarbeitergesprächs ableiten:
· Ihr Redeanteil sollte kleiner ausfallen als der des/der Mitarbeitenden.
· Lassen Sie zuerst die/den Mitarbeitende/n, ihre/ seine persönliche Perspektive zu den Fragen darlegen. Hören Sie zu und gleichen Sie sie im zweiten Schritt mit ihrer eigenen ab. Gemeinsamkeiten unterstreichen und Unterschiede festhalten.
· Keep it simple and go deep.
Diese drei Thementeile sollte ein Mitarbeitergespräch immer beinhalten
Ichpersönlich bin ein Freund von möglichst wenigen Vorgaben. Ein Mitarbeitergespräch sollte Rückblick, Ausblick und einen persönlichen Deep Dive über die besonderen Merkmale der/des Mitarbeitenden beinhalten. Es braucht nicht üppige Protokolle und im besten Fall keine Verknüpfung zu Noten und variablen Gehaltsanteilen. Gerade letzteres torpediert die Qualität des Feedbacks und wird Mitarbeitende immer fragen lassen, wie sie sich verhalten sollen, um möglichst viel von dem variablen Anteil zu erreichen. Im Prinzip können Sie mit einem weißen Blatt starten, garniert mit Leitfragen, die Orientierung geben.
Rückblick: Erfolge und Learnings aus dem letzten Jahr
Die Vorbereitung auf den Rückblick beansprucht im besten Fall gar nicht so viel Zeit, weil Sie im Laufe des Jahres schon regelmäßig im Austausch waren und Feedback stattgefunden hat. Im Rückblick geht es darum, sich gemeinsam die Highlights des vergangenen Jahres anzuschauen, Erfolge Revue passieren zulassen und Learnings festzuhalten.
Leitfragenkönnten sein:
· Was waren die wichtigsten Erfolge?
· Was waren die wichtigsten Learnings?
· Was hat dich aufgehalten, einen besonders guten Job zu machen?
· Machst du die Arbeit, die du wirklich willst?
Ein kleiner methodischer Impuls: Lassen Sie die/den Mitarbeitende/n einen Stimmungsgrafen über das gesamte Jahr hinweg erstellen. So haben Sie einen Aufhänger, um in den zweiten Teil, den persönlicheren Deep Dive, zu starten.
Deep Dive im Mitarbeitergespräch: ausdrücklich erwünscht
Im Deep Dive geht es um die besonderen Potenziale, Stärken und Entwicklungsfelder der/des Mitarbeitenden. Wichtig dabei ist die Haltung, dass jeder Mensch beide Dimensionen und nicht nur Stärken hat.
Leitfragen könnten folgende sein:
· Was schätze ich besonders an dir?
· Womit leistest du einen besonderen Beitrag?
· Was kannst du besonders gut?
· Wo forderst du, wo challengst du unser System?
· Was ist wichtig, noch zu lernen?
Ziel sollte es sein, Mitarbeitende dabei zu unterstützen, ihre Stärken und Entwicklung zu entfalten. Und Wege zu definieren, wie man sie am besten mit den Anforderungen vom Unternehmen und dem Team zusammenführen kann. Das Besondere passiert immer da, wo Menschen in ihren Stärken agieren.
Ausblick: Unternehmensziele und Mitarbeiterentwicklung im Blick
Im Ausblick geht es um konkrete Ziele für das kommende Jahr, genauso wie um Entwicklungswünsche und –möglichkeiten für die/den Mitarbeitenden. In diesem Teil sollten die wichtigsten Vereinbarungen für das neue Jahr festgehaltenwerden.
Impulsfragenfür den dritten Teil des Mitarbeitergesprächs können sein:
· Welche Projekte und Themen stehen fürskommende Jahr auf der Agenda?
· Welche Mission hat das nächste Jahr?
· Was willst du im nächsten Jahr lernen?
· Was willst du anderen beibringen oder mit anderen teilen?
· Was ist die eine Sache, die du dir besonders wünschst oder die du besonders brauchst, damit du bestmöglich deine Arbeit machen kannst?
Die Grundstruktur des Mitarbeitergesprächs sollte jedes Jahr beibehalten werden, um eine gewisse Stabilität und Verlässlichkeit zu geben sowie eine Vergleichbarkeit und Entwicklung besser nachzuvollziehen. Jedes Jahr lohnen aber neue methodische Impulse und Elemente, wie beispielsweise der bereits genannte Stimmungsgraf oder die Moving-Motivator-Methode, mit der Motivatoren spielerisch identifiziert werden.
Nutzen Sie HR Consulting für die Einführung von Mitarbeitergesprächen oder Überarbeitung Ihrer Gesprächsleitfäden
Sienutzen das Instrument des jährlichen Mitarbeitergesprächs noch nicht in Ihrem Unternehmen oder haben noch keine systematischen Leitfäden? Als Nürnberger Berater für komplexe Personalsituationen bin ich Fan von diesem Instrument, da es helfen kann, schwierige Personalsituationen und langwierig anhaltende Unzufriedenheit auf beiden Seiten zu vermeiden. Bei Bedarf unterstütze ich Unternehmen dabei, Mitarbeitergespräche einzuführen oder zu optimieren.
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